Ver os dias passarem e sentir que não fez nem a metade do que poderia ter feito traz uma sensação de frustração. Talvez, o que esteja faltando é um planejamento para organizar a sua semana de forma mais realista, que você realmente seja capaz de cumprir. Seus dias passarão a ser mais produtivos, não porque você fez coisas demais, mas sim, porque fez o que planejou.
Escolha um dia da semana
O melhor dia da semana para planejar os dias seguintes é o domingo. Você não vai precisar gastar o domingo todo organizando sua agenda. Mas, é bom escolher esse dia, pois até sábado podem acontecer mudanças ou você pode estar esperando respostas sobre compromissos, por exemplo. Enfim, essa é uma sugestão. Se preferir fazer no sábado ou na sexta, é você quem decide.
Escolha uma ferramenta para fazer seu planejamento
Você vai precisar de uma lista ou um tabela para escrever tudo o que precisa fazer durante a semana. Então, escolha a ferramenta que acha mais fácil e prática para fazer isso, que esteja sempre à mão e que você possa visualizar e alterar com facilidade para manter sua agenda atualizada.
Algumas pessoas gostam de uma agenda de papel de verdade, embora corra o risco de virar um monte de rabiscos ao ter que reagendar tarefas e compromissos. Mas, tá valendo.
Outra opção que não é digital é ter um quadro na parede do escritório. Mas, você não poderá consultá-lo quando estiver em outro lugar.
Você também pode preferir usar o computador, criando uma planilha no Excel, uma tabela no Word ou usar o Google Agenda. Pode, ainda, usar um aplicativo de gestão de tarefas no seu smartphone.
Definindo metas, tarefas e compromissos
As atividades que você precisa fazer ao longo da semana se dividem em metas, tarefas e compromissos.
Metas
As metas são o que você tem que começar ou terminar até tal dia da semana, mas sem uma data definida. Para que consiga cumpri-las, deve determinar uma data, mas que seja realista, considerando as outras metas, as tarefas e compromissos.
Tarefas
As tarefas são coisas do dia a dia que dependem só de você, como organizar a casa, fazer as compras, levar o carro na revisão, fazer matrícula dos filhos na escola.
Pense nessas tarefas de modo a otimizar sua rotina, como por exemplo, deixar para levar o carro na revisão logo depois de fazer as matrículas, pois é no caminho e pode levar mais tempo do que o esperado.
Compromissos
Os compromissos envolvem outras pessoas e horários marcados, que você precisa se preparar, não esquecer e nem se atrasar. Nunca coloque tarefas para serem cumpridas logo antes de um compromisso. Precisa considerar quanto tempo que vai levar para se arrumar e para chegar no compromisso, sem atraso. Então, reserve o tempo necessário para isso.
Organize por cores
Para colocar cada um desses três tipos de atividades na sua agenda de forma organizada, escolha três cores diferentes, uma cada tipo. Por exemplo, tudo o que for meta você escreve em verde; tudo o que for tarefa, escreve em azul; tudo que for compromisso, escreve em vermelho.
Escolha suas prioridades
Nem sempre você vai conseguir cumprir com todas as suas metas, tarefas e compromissos em uma semana. Então, nada de usar a desculpa de que não deu tempo. O que você deve fazer é escolher aquilo que tem prioridade, que é mais importante.
Sendo assim, se tiver que marcar um compromisso, mas sua agenda já estiver cheia, não marque. Seja realista e deixe para a semana seguinte, pois é melhor do que ficar com a cabeça cheia, com estresse e deixar as pessoas com uma má impressão sobre você.
Na hora de anotar as metas e tarefas na sua agenda, além de separá-las por cores, use uma quarta cor para fazer um símbolo ao lado ou para sublinhar o que for prioridade. Assim, na hora de ter que escolher entre uma tarefa e outra, você vai naquela que está marcada com prioridade.
Não esqueça de se cuidar
Os seus horários de refeições, descanso, exercícios e lazer também devem entrar na sua agenda. Se você não fizer essas atividades, não vai conseguir fazer as outras. Valorize-se, cuide da sua alimentação, da sua saúde e do seu bem-estar. Isso não é perda de tempo, mas sim, ganho, pois você terá mais energia e disposição para fazer as outras coisas.
Deixe um fenda para os imprevistos
Imprevistos sempre podem acontecer, não adianta lutar contra. Então, coloque pequenos intervalos de tempo entre cada tarefa ou compromisso, pois pode haver atrasos, desistências, mudanças de planos e afins. Se por acaso nenhum imprevisto acontecer e sobrar algum tempinho, você encaixa uma tarefinha simples e vai se sentir ainda mais produtivo.
